Consejos de supervivencia para empresas en tiempos del COVID-19

Actualmente estamos viviendo una crisis sin precedentes, con choques de oferta y demanda nunca antes vistos. “En chino la palabra crisis se traduce como 危机 (Wei Ji) y está formada por dos caracteres, el primero es Wei, que significa peligro y el segundo es Ji, que significa oportunidad”[1]. Si sabemos aprovechar estos tiempos difíciles, saldremos fortalecidos.

A continuación, compartimos con ustedes algunas recomendaciones que pueden adoptar para mitigar un poco la crisis que estamos viviendo.

1. Asegure acceso a la liquidez: analice todas sus fuentes de financiación y trate de garantizar la liquidez para el pago de sus obligaciones más importantes y urgentes como son la nómina, materias primas, seguridad social, gastos imprescindibles. Los bancos están recortando cupos de endeudamiento ante el riesgo percibido. Si tiene cupos de endeudamiento abiertos utilícelos y ponga el dinero disponible en sus cuentas de ahorros; así no lo vaya a utilizar a corto plazo. Es mejor pagar intereses como si fuera un seguro, que verse limitado de acceso a liquidez en las próximas semanas o meses. Las empresas no necesariamente quiebran por la generación de pérdidas, sino por su incapacidad de cumplir con sus obligaciones a corto plazo.

2. Prevenga el contagio: Cree políticas para la prevención del contagio de la enfermedad entre los colaboradores. Provea tapabocas y todos los elementos posibles de protección; e instruya a sus colaboradores la utilización de algunos de estos elementos, tanto en el trabajo como fuera del trabajo. Si puede, compre termómetros sin contacto con el fin de monitorear a sus empleados antes de que comiencen a laborar. Instruya a sus empleados, de manera que si alguno de ellos siente algún síntoma, se pueda aislar inmediatamente hasta que se le realice la prueba de COVID-19. Tenga en cuenta que los síntomas pueden llegar a ser tan sutiles como la pérdida del olfato y el gusto [1].

Cuando reabran los almacenes, busque crear formas de venta sin contacto, aproveche las formas de pago que ya existen con esta tecnología y cree políticas para la prevención del contagio dentro de sus canales de distribución.

3. Comité de Crisis: Reúnase con su equipo directivo, junta directiva, comité financiero y haga diferentes escenarios para analizar la capacidad de supervivencia de su negocio ante una caída en ventas. No sea conservador en los análisis, probablemente la mayor parte de las empresas sufrirán grandes caídas en sus ingresos y deberán adaptarse rápidamente a esa nueva realidad temporal para poder sobrevivir. Ese presupuesto debe incluir no solo el estado de resultados (PyG), sino también el estado de flujos de efectivo y proyección de caja disponible. Si no tiene el personal idóneo con la disponibilidad o capacidad para hacer esa proyección contrate un asesor externo que le ayude.

4. Asegure su abastecimiento: Analice cuál es la capacidad de su cadena de abastecimiento para soportarlo durante esa situación. Tenga en cuenta que hay muchos países que están cerrados, hay limitaciones para la importación de productos y materias primas, también limitaciones para la adquisición de algunos alimentos locales y el transporte de estos. Para empresas manufactureras, algunos productos o materias primas pueden empezar a reducir su capacidad de producción.

5. Personal clave: tenga en cuenta las consecuencias del personal que está a cargo de manejar sus máquinas, crear y aprobar pagos bancarios, o que tienen un conocimiento muy específico requerido para la operación de la empresa. Cuide a sus empleados y analice cuáles son los riesgos de perder a alguno de ellos. Estudie si existe la posibilidad de reducir ese riesgo actuando rápidamente.

6. Reducción de costos y gastos: en la medida de lo posible, trate de reducir todos los gastos que estén a su alcance, como reducciones temporales en sus contratos de arrendamiento. Estamos en una situación más que excepcional y en estos momentos, todas las acciones que hagamos para garantizar la sostenibilidad de las empresas a largo plazo se deben tomar.

7. Aplace proyectos de inversión de largo plazo: si se encuentra en proceso de inicio de ejecución de proyectos de largo plazo que requieran mucho capital, trate de posponer su inicio para cuando pase esta crisis o se aclare el panorama para la economía y para su empresa.

8. Aumente la seguridad informática: los casos de crimen informático han incrementado fuertemente durante las últimas semanas. Instruya a sus empleados el evitar abrir archivos que puedan implantar virus o sistemas para robo de información en sus computadores. Compre antivirus y sistemas de protección, en estos momentos la vulnerabilidad es más alta que nunca.

9. Proteja el capital de trabajo: si es importador probablemente tendrá algunos giros financiados por pagar, cuentas por pagar a proveedores en moneda extranjera o próximamente tiene que reponer inventarios. En la medida de lo posible, trate de transmitir desde ya el aumento en la tasa de cambio a sus clientes, de lo contrario estará destruyendo capital de trabajo. No espere que la moneda se vuelva a apreciar rápidamente porque los fundamentos macroeconómicos no lo favorecen. Si sus competidores también son importadores, todos se verán obligados a aumentar precios rápidamente, es mejor hacerlo más temprano que tarde. No obstante, es importante tener cuidado para que los entes reguladores no piensen que su compañía se está aprovechando de la situación de escasez de algunos productos y pueda ser investigada o sancionada por aumentar los precios.

Por otro lado, si tiene suficiente liquidez, páguele a tiempo a sus proveedores, de esta manera protegemos el sistema económico que es importante para la salud de todas las empresas en general.

Ahora más que nunca preste una atención especial al correcto manejo de su cartera (cuentas por cobrar), inventarios y la eficiencia en el manejo de las mismas. Esto es vital para tener un flujo de caja que le permita sostener su operación.

10. Adaptarse al cambio: El ser humano, por lo general, no se siente cómodo con el cambio, pero no es más fuerte el que sobrevive, sino el que mejor se adapta. Trate de volcar su negocio y comercio a medios digitales, trate de re-inventar su negocio de acuerdo con la nueva realidad. Probablemente los consumidores disminuirán el consumo de productos de lujo y volcarán sus compras a productos de menor desembolso. Las empresas aplazarán por algún tiempo grandes inversiones y se enfocarán en sobrevivir.

11. Teletrabajo: implemente rápidamente y mejore permanentemente soluciones tecnológicas que faciliten el teletrabajo, como, por ejemplo:

• Compartir archivos en la nube: Dropbox, Box, Drive
• Videoconferencias: Microsoft Teams, Google Meet, Skype y FreeConferenceCall
• Administración de proyectos: Zoho Projects, Avaza
• Telefonía IP: Netelip
• Ante todo, sea flexible. Para algunas personas será más fácil trabajar en la noche, para otros en la madrugada. Las situaciones particulares de cada persona son muy diferentes.

12. Oportunidad para adquirir compañías en problemas: Si tiene acceso a buenas fuentes de capital o mucha liquidez, esta puede ser una excelente oportunidad para comprar algunos competidores que pueden entrar en una situación de vulnerabilidad. Esto le permitirá tener una mejor posición en el mercado cuando se recupere la economía.

Ante todo, hay que entender las necesidades particulares de cada negocio, y tomar decisiones rápidas sobre temas urgentes para poder superar esta crisis de la mejor manera. En ONEtoONE Colombia podemos ayudarle. Ya estamos trabajando con clientes para apoyar durante la crisis. Es momento de tomar acciones para salir adelante.

Puedes encontrar más consejos y acciones para preparar a tu empresa en nuestro blog.

[1]Fuente: http://itemsweb.esade.edu/webalumni/docs/prensa/2crisis.pdf  

[2]Fuente: https://www.bloomberg.com/news/articles/2020-03-28/have-coronavirus-and-can-t-smell-harvard-scientists-explain-why